こんにちはヤマピーブラックです( ・∀・)

突然ですが今回は『業務ハック Advent Calendar 2018』の11日目ということで、『業務フロー』の書き方について書こうと思います。

Advent Calendarとは、クリスマスまでのカウントダウンカレンダーであり、1日1名ずつお題に沿って記事をアップしていくブログリレーのようなものです。

私は前職はITコンサルタントだったので、クライアントの業務をテクノロジーを使ってどう改善するか?ということを生業にしていました。その時の知見を活かして書きたいと思います。

コンサルタントの業務フローというとかなり手の込んだものが多かったのですが、今回はかなーり緩めに、ライトに説明したいと思います。

簡単な業務フローを作ることはどんなシーンでも役に立つと思います。例えば、旅行サービス作る、とかライトなサービス作りたい方にもオススメの内容ですよ。

業務フローとは何か?(What?)

業務フローとはその名の通り業務の流れを図に表したものです。百聞は一見にしかず。以下のようなものです。

こちらの業務フローは超ざっくりですが、私はエクセルで横に永遠と書かれたあガチ業務フローを見たことがあります。印刷するとA3用紙200枚くらいだったような…。

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業務フローは何のために作るのか?(Why?)

なぜわざわざこんなものを作るのかというと、個人的な見解では『拠り所になるから』です。

業務の流れってクライアントや詳しい人からヒアリングすることが多いと思うのですが、聞いた内容、忘れますよね
その人たちにとっては日常でやっていることなので当たり前のこととして話してくるのですが、ヒアリングしている素人からすると初めて知ることです。

なおかつ、ヒアリングだと断片的な情報しか出てこないことが多いです。別に相手が出し惜しみしている訳ではなくても、相手にとっては毎日やっている当たり前のことすぎて、あえてそれを教えてと言われてもなかなか出でこないんですよね。

そういった情報を繋ぎ合わせて図に記録しておくのが業務フローです。

図にしておくと、チーム内でも相手とも議論しやすいんですよ。図を見ると一発で「ここが違う」とかわかります。認識合わせに最適です。

業務フローの威力はただの認識合わせに収まりません。改善ポイントを見つけるのに役立ちます。

図で業務を示すと、どこがグチャグチャしているとか、手数が多いとか視覚的にわかりすいです。

そして、基本的には業務フローはAsIs(現状)とToBe(あるべき姿)の2つを作ります。AsIs業務フローとToBe業務フローを作る訳ですね。それを、縦に並べます。

はい、どこが変わったのか一目瞭然ですね。これよくないですか?どこがシステムに変わって効率化されたのかビジュアルでわかるので、非常に説得力がでるわけです。

こんな感じで業務フローを核として、業務フローを何度も見ながら議論することが増えてきます。それを『拠り所』と私は表現しています。

業務フローはどうやって作るのか?(How?)

さて、ではどうやって業務フローを作ればよいかという話ですが、次の3ステップで作りましょう。

ステップ1 登場人物を洗い出す
ステップ2 行動を洗い出す
ステップ3 矢印でつなぐ

ステップ1 登場人物を洗い出す

まずは登場人物を洗い出しましょう!これが最重要です。ここは大雑把にではなく、細かく洗い出した方がいいですよ。

場合によってはこのプロセスだけで、この人経由する必要なくね?といった解決策も出てきます。承認プロセスが多い場合などにありがちですね。

さて、ここでのポイントは「システム」も登場人物に含めることです。

人じゃないじゃん!というツッコミは置いておいて、システムもちゃんと図に表しておきましょう。
こんな感じてす。

既存の業務にある程度システムが使われている場合も多いですよね。そのシステムの数だけちゃんと洗い出してください。一番下に書いておくのが基本です。

システムがたくさん使われており、ツギハギになっているということもよくある話です。

ステップ2 行動を洗い出す

続いて登場人物の行動を洗い出しましょう。「承認する」「メールを送る」「入力する」とかです。

業務フローを書いているとだいたいスペースがなくなってくるので、単語でOKです。「承認」「メール」「入力」とか書いておきましょう。
特に他人が関わる行動は洗い出しておいたほうがいいです。この後、登場人物の間に矢印を繋ぐので。

とはいえ、あんまり細かい粒度で洗い出すと、どこまで洗い出すんだ、となって疲れてくるので、まずはだいたいでいいでしょう。業務フローは育てていくもの。まずは単純化したものでいいので完成まで持っていきましょう。

ステップ3 矢印でつなぐ

仕上げは矢印を繋ぎます。行動の洗い出しのところで、相手が関係する行動をきちんと洗い出せていればここは楽勝で、ただ矢印を繋ぐだけです。

はい完成です!!

いかがでしょうか。これだけなら結構簡単ですよね。

ちなみに業務フローは育てていくもの。まずはざっくり全体像がわかる粒度で最後まで作ってみて、それをもとにあれやこれや議論し、都度修正を加えていく。

また、重要な部分だけとりだして詳細なフローを書く、といったやり方も重要だと思います。

皆さんもぜひ一度「業務フロー」を作ってみて、業務ハックしてみてください!